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Compléments : Insertions automatiques

Principe

Certaines phrases reviennent régulièrement dans vos textes : votre bloc signature, vos formules de politesse... Au lieu de les retaper à chaque fois, vous pouvez les mémoriser pour les réutiliser plus rapidement.

 Principe des insertions automatiques :

• A chaque phrase type va correspondre une abréviation. Par la suite, à chaque fois que vous taperez l'abréviation, Word la remplacera automatiquement par la phrase (ou l'image) concernée.

• Exemples :

Créer une abréviation

Pour créer une abréviation (et mémoriser une phrase) :

1. Tapez la phrase ou insérez votre logo.
2. Mettez la en forme telle que vous souhaitez la mémoriser (gras, italique, retraits...).
3. Sélectionnez la phrase et/ou l'image.
4. Cliquez sur l'icône (Insertion automatique), ou si elle n'est pas présente à l'écran, passez par le menu Edition/Insertion automatique.

La boîte de dialogue suivante apparaît :

5. Dans la zone " Abréviation ", en haut de la boîte, tapez une abréviation résumant votre phrase (sans espace).
6. Cliquez sur le bouton Ajouter.

Utiliser une abréviation

1. Tapez votre texte normalement. Au moment où vous avez besoin de l'abréviation, tapez-la, puis cliquez aussitôt sur l'icône .
2. L'abréviation disparaît et laisse la place à la formule complète.

Astuce
Pour aller plus vite, tapez votre abréviation, puis appuyez sur la touche [F3].
Par exemple : vz[F3] provoquera l'affichage de " Veuillez agréer... "

Je ne me souviens plus de mes abréviations !

Pour retrouver la liste des abréviations mémorisées :

1. Cliquez sur le menu Edition, puis sur l'option Insertion automatique...
2. En cliquant sur une des abréviations de la liste, vous voyez le texte correspondant.
3. Vous pouvez alors cliquer sur le bouton Insérer pour insérer la phrase dans le texte.

 Pour supprimer une abréviation :

1. Cliquez sur le menu Edition, puis sur l'option Insertion automatique...
2. Dans la boîte, cliquez sur l'abréviation à détruire.
3. Cliquez sur le bouton Supprimer.
4. Pour terminer, cliquez sur le bouton Fermer.